MEE West-Brabant digitaliseert clientendossiers

MEE biedt raad en daad voor iedereen met een beperking. Bij MEE West-Brabant vindt u deskundige mensen die u kunnen helpen bij vragen op het gebied van onderwijs, opvoeding, wonen, werken, sociale voorzieningen, inkomen, vervoer en vrije tijd.

Bij MEE West-Brabant werken 160 medewerkers en 120 consulenten. Zij verwerken samen circa 100.000 documenten per jaar. Tot voor kort kwamen die terecht in cliëntendossiers die werden opgeborgen in dossierkasten. Toine Welling, manager Administratie, ICT en Beheer bij MEE: “We hebben veel ongestructureerde informatie, bijvoorbeeld een brief van een huisarts over een bepaalde cliënt. Dat is heel wat anders dan een inkoopfactuur, die er altijd hetzelfde uitziet.” Het leek dus lastig om het proces te automatiseren. “We konden al wel scannen, maar we konden de documenten niet goed ‘wegzetten’. Daar moest dus een oplossing voor komen.”

Documenten Management oplossing

Thysia Information Management uit Breda bood een passend antwoord. De specialist op het gebied van SharePoint en Informatiemanagement gebruikte hiervoor bestaande documenten document management software van marktleider BCT. Het probleem van de ongestructureerde informatie werd opgelost door per scan een voorblad te maken met metadata. Het scannen gaat heel eenvoudig. De consulent kruist op het voorblad aan om welke soort documenten het gaat. Het voorblad wordt meegescand en het systeem schrijft de documenten vervolgens weg naar de correcte map in SharePoint. Het systeem verwijdert daarna automatisch het voorblad en de eventuele lege pagina’s. De opzet van de mappen in SharePoint is hetzelfde als voorheen in de fysieke dossiers. Hierdoor is het zeer gebruiksvriendelijk en is de acceptatie onder de gebruikers groot.

Tijdsbesparing

Welling: “Onze medewerkers besparen nu veel tijd. Ze hoeven informatie nog maar een keer in te voeren. Bovendien kunnen ze overal bij, omdat ze veel sneller kunnen zoeken. De scans worden opgeslagen als een volledig doorzoekbaar pdf-document, waardoor je ook op woorden in het document kunt zoeken. Als je bijvoorbeeld de cliëntnaam niet meer weet, maar wel dat je met hem in het Franciscus ziekenhuis bent geweest, kun je dat gebruiken als zoekargument.”

Volledige integratie

Een van de eisen van MEE aan de leverancier was de mogelijkheid om het dossier straks ook te koppelen aan het basis informatiesysteem Microsoft Dynamics NAV (v/h Navision). Welling: “Thysia complementeert de ontbrekende zaken in Navision. Dat doen ze snel en goed en dat levert ook een kostenbesparing op. Als je in een ERP-systeem iets wilt aanpassen kost dat veel tijd en geld. Bovendien duurt het vaak lang. Door de oplossingen van Thysia is dat allemaal niet nodig. Straks is het elektronisch dossier volledig geïntegreerd met NAV.”

MEE West-Brabant wilde het ‘werkplek onafhankelijk werken’ introduceren in haar nieuwe kantoor in Roosendaal, maar de fysieke dossiers en dossierkasten maakten dat lastig. “We kunnen ons kantoorconcept nu volledig uitrollen. We hebben geen dossierkasten meer nodig en hebben nu flexibele werkplekken. Hierdoor besparen we flink op onze vierkante meters kantoorruimte. Omdat Thysia binnen twee maanden het hele project opleverde, waren we precies op tijd klaar.”

Meer weten over de Document Management oplossing voor de zorg van Thysia? Vraag de factsheet aan!

Kersten Revalidatietechniek stroomlijnt processen dankzij Thysia klantenportal

Kersten Revalidatietechniek, gespecialiseerd in het adviseren, onderhouden en leveren van hulpmiddelen voor de zorg, heeft gekozen voor een klantenportal van Thysia gebaseerd op SharePoint. Dankzij de oplossing hebben de klanten van Kersten real-time inzicht in de beschikbaarheid van hulpmiddelen die Kersten beheert voor de klant. Daarnaast kan men inzien op welke zorglocaties de hulpmiddelen aanwezig zijn. De klantenportal is bovendien volledig geïntegreerd met Dynamics NAV, waardoor de informatie direct wordt vertaald vanuit het ERP systeem.

Informatie real-time inzien en up-to-date in SharePoint en Dynamics NAV

“Omdat we willen voldoen aan de vraag van de zorginstellingen, hebben we de portal in het leven geroepen. We werken nu veel efficiënter omdat er geen handmatige handelingen nodig zijn voor het ophalen van informatie uit ons ERP systeem. Daarnaast is de informatie altijd up-to-date”, zegt Rolf Peters, ICT manager bij Kersten Revalidatietechniek.

Kersten beheert de eigen outillage-middelen van een groot aantal zorginstellingen. Via de klantenportal kunnen deze zorginstellingen voortaan een real-time overzicht inzien van welke eigen hulpmiddelen aanwezig zijn en op welke locaties deze staan. Daarnaast heeft men inzage in de beschikbare voorraad bij Kersten. Naast het overzicht per locatie van een instelling, kan een zorginstelling ook een geaggregeerde totaalrapportage oproepen die overkoepelend bij een stichting rouleren.

Voorheen kregen de zorginstellingen hun overzichten periodiek per e-mail in de vorm van een Excel rapportage. Deze rapportages waren altijd slechts een momentopname en werden handmatig verwerkt. Hierbij ontbrak het overzicht van de mogelijkheden van Kersten binnen de actuele voorraad.

Naadloze integratie met Dynamics NAV

Kersten Revalidatietechniek heeft voor de realisatie van haar klantenportal gekozen voor Thysia Information Management. “Thysia was voor ons een logische keuze vanwege de nauwe samenwerking die zij hebben met onze Dynamics NAV partner DIN Solutions”, zegt Rolf Peters. Hiermee onderstreept Kersten het vertrouwen dat ze heeft in zowel Thysia als DIN Solutions als ICT-partners voor (toeleveranciers) in de zorgbranche.“Thysia heeft veel kennis van SharePoint en Dynamics aan boord. De klantenportal sloot snel en naadloos aan op ons ERP systeem. We kunnen met de door Thysia ingezette technologie alles aan informatie en rapportages vanuit Dynamics NAV aan onze klanten beschikbaar stellen”, aldus Rolf Peters.

De technologie die Thysia gekozen heeft, biedt Kersten het voordeel dat zij het klantenportal heel goed zelf kunnen beheren, aanpassen en onderhouden. De oplossing is generiek en configureerbaar.

Momenteel loopt een eerste testfase bij een zorginstelling. In de toekomst wil Kersten de functionaliteit van de portal uitbouwen. De zorginstellingen krijgen dan de mogelijkheid om de status van lopende orders in te zien.

Meer weten over SharePoint portal integratie met Dynamics of klantenportals? Vraag de factsheets aan!

Eosta bespaart tijd en kosten met digitale factuuroplossing

‘Wij merken dat wij tijd besparen en daarmee ook kosten met de digitale factuuroplossing’, vertelt Joan Duffhues, ICT Manager bij Eosta. ‘Door deze factuuroplossing hebben onze medewerkers direct toegang tot informatie in zowel SharePoint als Dynamics NAV, en worden processen beter bewaakt door middel van workflows.’ Voorheen werden de dienstenfacturen handmatig verwerkt in het ERP-systeem Dynamics. De factuur wordt nu digitaal opgeslagen en is direct inzichtelijk en traceerbaar. Zo kan iedere medewerker - onafhankelijk van tijd en werkplek – de gegevens terugvinden. ‘Doordat het volledig geïntegreerd is met ons ERP systeem, besparen wij een hoop tijd in het administratieve proces’, aldus Duffhues.

Factuuroplossing geïntegreerd met Dynamics

‘Voorheen zweefden de facturen fysiek door de organisatie, waardoor we niet zeker wisten waar facturen zich bevonden. Het voordeel nu is dat alles digitaal opgeslagen wordt, en medewerkers de facturen niet kwijtraken of hoeven op te zoeken in fysieke postvakken of archiefkasten’, vertelt Duffhues.

De dienstenfacturen hoeven met de komst van de factuuroplossing niet meer handmatig verwerkt te worden. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld ICT facturen. Er bestaat een directe workflow tussen de Enterprise Content Management (ECM) software en het Dynamics ERP systeem, zodat facturen te allen tijden traceerbaar zijn. Daarnaast kunnen medewerkers overal en altijd beschikken over de informatie. Facturen inzien, ophalen en beoordelen wordt hiermee een stuk eenvoudiger. ‘Zodra een budgethouder bijvoorbeeld na 3 dagen niet geaccordeerd heeft, wordt er automatisch een reminder verstuurd’, aldus Duffhues.

In de toekomst wil Eosta dit verder uitbreiden voor goederenfacturen, zodat de medewerkers niet meer op regelniveau alles in hoeven te boeken in Dynamics NAV op ontvangstregels. Dit verloopt dan volledig automatisch. Het gaat hierbij om complexe en omvangrijke facturen van transporteurs en verpakkingsbedrijven die soms langs meerdere mensen gaan.

Lees hier de volledige referentie case van Eosta.

Jewometaal bespaart met Document Management oplossing

Jewometaal bespaart tijd en geld door efficiëntere werkwijze dankzij het digitaliseren van inkoopcontracten en –facturen.

Jewometaal richt zich op de inkoop, verwerking en verkoop van roestvrij staal schroot. In totaal werken er 75 medewerkers. Op jaarbasis heeft Jewometaal circa 5.000 inkoopcontracten en 16.000 creditnota’s, een enorme hoeveelheid aan ongestructureerde data. Het inkoopproces verliep erg omslachtig doordat alle contractdocumenten, correspondentie en facturen op papier werd verzameld. Deze werden opgeslagen in papieren dossiers, welke enkele honderdduizenden documenten bevatten.

Jeroen Hooft, IT manager bij Jewometaal: “Contractdocumenten werden op meerdere afdelingen uitgeprint. Hierdoor zijn er dubbele archiefkasten ontstaan. Het terugvinden van informatie kostte veel tijd. Medewerkers moesten naar de archiefkast lopen om informatie op te zoeken. Daardoor is de informatie niet eenvoudig in te zien en misten we transparantie in onze informatie.”

Document Management oplossing

Door gebruik te maken van Document Management software van Thysia werd het probleem opgelost. Alle inkoopcontracten worden aangemaakt in Dynamics NAV, het ERP-systeem. Deze worden automatisch geüpload op SharePoint waarna er een workflow start voor de accordering. Na het genereren van de handtekening is deze klaar voor verzending aan de leverancier.

Alle documenten die men daarna ontvangt van de leverancier, zoals facturen en paklijsten, worden bij binnenkomst gescand. De informatie wordt door de software gecontroleerd, gevalideerd en digitaal opgeslagen. Vervolgens worden de documenten automatisch geplaatst in de juiste inkoopdossiers op SharePoint. Bij ontvangst van de goederen start automatisch de voorbereiding van de uiteindelijke betaling aan de leverancier.

Lees hier de volledige referentie case van Jewometaal.