Eosta bespaart tijd en kosten met digitale factuuroplossing

‘Wij merken dat wij tijd besparen en daarmee ook kosten met de digitale factuuroplossing’, vertelt Joan Duffhues, ICT Manager bij Eosta. ‘Door deze factuuroplossing hebben onze medewerkers direct toegang tot informatie in zowel SharePoint als Dynamics NAV, en worden processen beter bewaakt door middel van workflows.’ Voorheen werden de dienstenfacturen handmatig verwerkt in het ERP-systeem Dynamics. De factuur wordt nu digitaal opgeslagen en is direct inzichtelijk en traceerbaar. Zo kan iedere medewerker - onafhankelijk van tijd en werkplek – de gegevens terugvinden. ‘Doordat het volledig geïntegreerd is met ons ERP systeem, besparen wij een hoop tijd in het administratieve proces’, aldus Duffhues.

Factuuroplossing geïntegreerd met Dynamics

‘Voorheen zweefden de facturen fysiek door de organisatie, waardoor we niet zeker wisten waar facturen zich bevonden. Het voordeel nu is dat alles digitaal opgeslagen wordt, en medewerkers de facturen niet kwijtraken of hoeven op te zoeken in fysieke postvakken of archiefkasten’, vertelt Duffhues.

De dienstenfacturen hoeven met de komst van de factuuroplossing niet meer handmatig verwerkt te worden. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld ICT facturen. Er bestaat een directe workflow tussen de Enterprise Content Management (ECM) software en het Dynamics ERP systeem, zodat facturen te allen tijden traceerbaar zijn. Daarnaast kunnen medewerkers overal en altijd beschikken over de informatie. Facturen inzien, ophalen en beoordelen wordt hiermee een stuk eenvoudiger. ‘Zodra een budgethouder bijvoorbeeld na 3 dagen niet geaccordeerd heeft, wordt er automatisch een reminder verstuurd’, aldus Duffhues.

In de toekomst wil Eosta dit verder uitbreiden voor goederenfacturen, zodat de medewerkers niet meer op regelniveau alles in hoeven te boeken in Dynamics NAV op ontvangstregels. Dit verloopt dan volledig automatisch. Het gaat hierbij om complexe en omvangrijke facturen van transporteurs en verpakkingsbedrijven die soms langs meerdere mensen gaan.

Lees hier de volledige referentie case van Eosta.