Jewometaal bespaart met Document Management oplossing

Jewometaal bespaart tijd en geld door efficiëntere werkwijze dankzij het digitaliseren van inkoopcontracten en –facturen.

Jewometaal richt zich op de inkoop, verwerking en verkoop van roestvrij staal schroot. In totaal werken er 75 medewerkers. Op jaarbasis heeft Jewometaal circa 5.000 inkoopcontracten en 16.000 creditnota’s, een enorme hoeveelheid aan ongestructureerde data. Het inkoopproces verliep erg omslachtig doordat alle contractdocumenten, correspondentie en facturen op papier werd verzameld. Deze werden opgeslagen in papieren dossiers, welke enkele honderdduizenden documenten bevatten.

Jeroen Hooft, IT manager bij Jewometaal: “Contractdocumenten werden op meerdere afdelingen uitgeprint. Hierdoor zijn er dubbele archiefkasten ontstaan. Het terugvinden van informatie kostte veel tijd. Medewerkers moesten naar de archiefkast lopen om informatie op te zoeken. Daardoor is de informatie niet eenvoudig in te zien en misten we transparantie in onze informatie.”

Document Management oplossing

Door gebruik te maken van Document Management software van Thysia werd het probleem opgelost. Alle inkoopcontracten worden aangemaakt in Dynamics NAV, het ERP-systeem. Deze worden automatisch geüpload op SharePoint waarna er een workflow start voor de accordering. Na het genereren van de handtekening is deze klaar voor verzending aan de leverancier.

Alle documenten die men daarna ontvangt van de leverancier, zoals facturen en paklijsten, worden bij binnenkomst gescand. De informatie wordt door de software gecontroleerd, gevalideerd en digitaal opgeslagen. Vervolgens worden de documenten automatisch geplaatst in de juiste inkoopdossiers op SharePoint. Bij ontvangst van de goederen start automatisch de voorbereiding van de uiteindelijke betaling aan de leverancier.

Lees hier de volledige referentie case van Jewometaal.