Voor de meeste organisaties is de eerste grote stap in de informatievoorziening het implementeren van een ERP systeem. Dit biedt een bedrijfsbrede ondersteuning voor de belangrijkste processen en bewaart alle (gestructureerde) data op één centrale plaats. Nadat een tijdje gewerkt is met het systeem, ontstaat vaak behoefte aan verdere verbeteringen in de informatievoorziening. Dit wordt nog versterkt door een drietal belangrijke trends. Deze trends en de gevolgen daarvan voor het werk worden ‘het nieuwe werken’ genoemd.
Globalisering en ketenintegratie – Eenvoudiger samenwerken
Onder andere door de toenemende globalisering en ketenintegratie wordt het voor organisaties steeds belangrijker om efficiënt en effectief samen te werken met klanten, toeleveranciers en andere partijen. Vaak is het daarbij belangrijk om informatie en functionaliteit uit het eigen ERP-systeem op een gebruikersvriendelijke en veilige manier toegankelijk te maken voor personen buiten de eigen organisatie.
Altijd toegang—Vinden van informatie en inzicht verbeteren
Het is meestal niet eenvoudig informatie uit een ERP systeem te krijgen. De rapportage tools van deze systemen zijn bedoeld om eenvoudige documenten of lijsten te maken, maar zijn niet erg bruikbaar voor analyse of het monitoren van de ‘performance’. Daarnaast zijn medewerkers steeds vaker onderweg, thuis of bij klanten aan het werk. Er is dan ook een sterke behoefte aan oplossingen die op een eenvoudige manier het juiste inzicht verschaffen en via internet of mobiele toepassingen toegankelijk zijn.
Transparante organisaties—Beveiligen en beheren van content
Organisaties worden overspoeld met informatie en het einde hiervan is nog lang niet in zicht. Bovendien is inmiddels ca. 80% van alle data ongestructureerd (e-mails, word-documenten, pdf’s, etc.), en besteedt de gemiddelde medewerker zo’n 40% van zijn tijd aan het zoeken naar informatie. Desondanks moeten organisaties transparanter gaan werken om te kunnen voldoen aan steeds strengere wet- en regelgeving. Het veiligstellen, beheren en toegankelijk maken van content (= ongestructureerde data) is dan ook een belangrijk aandachtspunt voor vele organisaties.