Bedrijfsprocessen optimaliseren met Business Process Management

Bedrijfsprocessen optimaliseren met Business Process Management
Date: 29-1-2015
Author: Robbert Nieuwerf

Business Process Management (BPM) is het visualiseren, het begrijpen en het controleren van bedrijfsprocessen. Met actief Business Process Management kiest men voor continue optimalisatie en groei. Het is een effectieve manier om strategie en IT bij elkaar te brengen. Thysia doet dit vooral in de sectoren Zorg en Business met behulp van een integratieplatform dat een zeer uitgebreide (evt. online) functionaliteit kent. 

In onze visie zal zowel in het bedrijfsleven almede in de zorg in toenemende mate gelet worden op de kosten. De ICT voorzieningen optimaliseren en vooral het stroomlijnen van processen, zijn onderwerpen die steeds vaker binnen besturen aan de orde komen. Wel blijven de budgetten om BPM middels ICT uit te voeren onder druk staan. We merken dat veel "grote" bedrijven nog weinig visie hebben omtrent procesoptimalisatie of juist gefocust zijn op slechts één proces. Hierdoor wordt te weinig optimalisatie gecreëerd. De beweging richting de cloud zal steeds groter worden, echter wordt er een spagaat gecreëerd doordat men niet wil inleveren in functionaliteit. Dienen de processen nu aan de automatisering te voldoen of de automatisering aan de processen? Juist hierin voorziet een eenvoudig configureerbaar platform om geen concessies te doen ten opzichte van de gebruikelijke werkwijze.

Belangrijke steekwoorden bij de implementatie van BPM zijn effectiviteit, efficiency en zo hoog mogelijke return on investment realiseren. Dit kan met behulp van diverse innovatieve oplossingen die tegenwoordig beschikbaar zijn. Hierbij is het van groot belang niet naar de techniek te kijken maar juist naar het proces. Oplossingen dienen flexibel in te richten te zijn, zodat een snelle implementatie en lagere kosten van het project gegarandeerd kunnen worden.

Wat BPM betreft, is Thysia van mening dat er meer visie moet komen bij klanten omtrent het optimaliseren van hun processen over de verschillende informatie silo's heen. Veel klanten proberen nog steeds BPM toe te passen binnen één informatie management product, waardoor ze er veel gekopieerde data op na houden. Dit is helaas geen optimalisatie van het proces. Procesoptimalisatie zit vooral in het afhandelen van een taak, waarbij de benodigde informatie direct aanwezig is en overzichtelijk gepresenteerd wordt. Hierin is vooral het "whenever and wherever" principe van groot belang. Het mag niet uitmaken waar je bent (mobiel of op kantoor), het werk moet gedaan kunnen worden met de juiste informatie voorziening.

Door de inzet van een eenvoudig configurabel platform dat een snelle uitrol van processen garandeert, worden processen op een generieke manier gecreëerd. Hierdoor ontstaat een eenduidige manier van werken, wat een groot draagvlak voor de nieuwe werkwijze oplevert. Ook kan een dergelijk platform zorgen voor een versnelling van uw werkzaamheden, doordat het 24/7 actief is en taken doorgezet kunnen worden naar diverse gebruikers op de door hen gewenste manier (mobiel, via het web of binnen SharePoint/Office 365). Tot slot biedt zo'n platform uiteraard ook kostentechnisch gezien een voordeel; er dient maar één platform onderhouden te worden terwijl er meerdere processen worden ondersteund.

De gewenste mate van integratie met back-end systemen beïnvloedt de afweging tussen "public" cloud vs. On premise (private cloud of eigen servers). Binnen de cloud wordt integreren met back-end systemen complexer dan on premise. Indien het invullen van een formulier of een taakstap geen afhandeling heeft die naar andere systemen moet worden gesynchroniseerd, kan prima in de cloud worden gewerkt (in ons geval Office 365). Zodra ook ERP en CRM systemen binnen de processen meegenomen moeten worden die niet eenvoudig openstaan voor synchronisatie, is een on premise variant meestal een betere oplossing in zowel de kosten als de implementatie. Deze gewenste mate van integratie dient bij de selectieprocedure al meegenomen te worden. Een veel voorkomende valkuil hierbij is dat klanten zich teveel op één proces focussen en niet naar het totaaloverzicht aan processen kijken. Kostenverlaging kan alleen worden gerealiseerd indien er zo veel mogelijk processen op één platform worden gerealiseerd. Dit besef is bij veel bedrijven nog niet aanwezig, maar van wezenlijk belang als men BPM optimaal wil toepassen. Thysia helpt haar klanten vaak eerst door deze visie te creëren, voordat er wordt overgegaan op implementaties van software producten.

Naast het optimaliseren van uw processen is het tevens van groot belang dat uw processen meetbaar worden gemaakt, zodat u weet wat de uiteindelijke meerwaarde is van uw BPM. Het realtime inzicht geven in uw speerpunten in het verbeterde proces zorgt voor een juist inzicht van de status van uw bedrijf.

Thysia kan u met de door haar geselecteerde oplossingen helpen om de kosten te drukken en de marges te verbeteren. Wilt u weten hoe u uw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren? Neem dan contact met ons op via marketing@thysia.eu.

 

Robbert Nieuwerf - Senior Consultant & Sales AGF

Category: Solutions