Stop met Excel voor procesondersteuning

Stop met Excel voor procesondersteuning
Date: 17-4-2015
Author: Robbert Nieuwerf

Tijdens mijn gesprekken met klanten krijg ik nog dagelijks te horen dat processen ondersteund worden door Excelsheets. Deze sheets worden continu bijgewerkt en per mail verspreid, of ergens centraal op een server opgeslagen waar eens in de zoveel weken weer eens naar gekeken wordt. Dit kan voor verwarring zorgen. Herkent u zich in deze valkuil?


Formulieren ondervangen het probleem.

Ik hoor vaak dat men niet meer weet welke Excelsheet de laatste versie was. Of men duikt een overleg in met mensen waarvan iedereen in dezelfde Excel sheet moeten werken, maar niemand de sheet heeft geüpdatet.

Formulieren die dit dataverwerkingsproces vervullen zijn hierdoor steeds belangrijker in organisaties. Veel organisaties proberen deze formulieren dan ook in ERP of CRM te ondervangen, hetgeen vaak weer dubbele data of toegangsvraagstukken met zich meebrengt. Wat hierbij vaak vergeten wordt is het proces om de Excelsheet heen. Door juist de data die in de Excelsheets moet worden verwerkt met behulp van formulieren in een proces te ondervangen en daarmee ook de afhandeling van de verschillende taken te laten regelen, kan de data die in Excel zit ook werkelijk worden gebruikt voor procesverbetering. De data is dan tenslotte up-to-date.

Het ondervangen van het verwerkingsproces in ERP of CRM systemen heeft vaak niet het gewenste effect, omdat die systemen specifiek bedoeld zijn voor administratieve en/of klantrelatie ondersteuning. Ze zijn niet bedoeld om het proces te dragen. Natuurlijk, ook in veel van dit soort systemen vind je procesondersteuning in de vorm van workflows, maar alleen binnen het systeem zelf en niet geïntegreerd in andere systemen.

Bedrijfsprocessen overstijgen systemen.

Een data verwerkingsproces is over het algemeen niet gekoppeld aan één systeem. Een processtap heeft eigenlijk altijd data uit verschillende systemen nodig om afgehandeld te worden. Als we het over echte procesondersteuning hebben (Business Process Management) dienen we de Excelsheets onder te brengen in software die niet alleen het formulier ondersteunt, maar die ook de integraties met verschillende backend systemen automatiseert. Alleen hierdoor kunnen we af van de valkuil die 'procesondersteuning' in Excel heet.

Daarna kunnen we Excel weer gaan gebruiken waar het echt voor bedoeld is, rekenen en analyseren…

Meer weten hoe u van uw proces ondersteunende formulieren af komt en ook werkelijke verbetering haalt uit uw automatisering, neem contact op met marketing@thysia.eu

 

Category: