Stichting Nieuwe Veste kiest voor digitale factuuroplossing van Thysia Information Management


Stichting Nieuwe Veste kiest voor digitale factuuroplossing van Thysia Information Management

 

Stichting Nieuwe Veste, actief op het gebied van kennis en informatievoorziening, cultuureducatie, kunst en talentontwikkeling, heeft onlangs gekozen voor een digitale factuuroplossing van Thysia en haar partner BCT. Het proces van verwerking en goedkeuring van inkomende facturen kan hiermee aanzienlijk versneld worden. De factuuroplossing is volledig gebaseerd op Microsoft SharePoint, waardoor informatie met meerdere mensen gedeeld kan worden en facturen eenvoudig traceerbaar zijn.

 

Als onderdeel van de Gemeente Breda verzorgde de gemeente voorheen alle financiële administratie. “Hier werden alle facturen ingescand welke vervolgens door onze budgethouders digitaal werden goedgekeurd. Sinds de verzelfstandiging van Stichting Nieuwe Veste, verzorgen wij de financiële administratie zelf. Hierdoor hebben we ook een eigen automatische factuuroplossing nodig”, aldus Rolf van Dongen, afdelingshoofd Financiën & Control bij Stichting Nieuwe Veste.

 

Zoektocht naar een geïntegreerde factuuroplossing

Nieuwe Veste heeft aangegeven een geïntegreerd systeem voor factuurverwerking in combinatie met Dynamics NAV te zoeken. Deze dient vergelijkbaar te werken zoals men gewend was vanuit de gemeente Breda. Op jaarbasis ontvangt de organisatie ongeveer 4000 facturen en bijbehorende documenten zoals opdrachtbrieven, bestelbonnen en afleverbonnen.

 

Met de komst van de ECM oplossing van Thysia en haar partner BCT worden inkoopfacturen gedigitaliseerd en informatie van de facturen wordt geëxtraheerd. De facturen worden in SharePoint geplaatst, aangevuld door de financiële administratie met codeerregels en als conceptboeking geboekt in Dynamics NAV. De digitale facturen kunnen direct vanuit Dynamics NAV maar ook vanuit SharePoint (Document Management Systeem) worden bekeken en teruggevonden worden.

 

Flinke besparing en verbeterde efficiency

“Wij wilden uitgaan van een oplossing gebaseerd op Microsoft SharePoint, omdat we in de toekomst meer willen ontwikkelen op dit platform. Wij hebben om deze reden gekozen voor de oplossing van Thysia Information Management”, vertelt Rolf van Dongen.

 

Daarnaast is het voor Nieuwe Veste een voordeel dat de deelnemers aan het factuurproces voor het coderen en accorderen van facturen niet rechtstreeks in Dynamics NAV hoeven te werken en kan er flink bespaard worden op extra licenties. De taken voor de budgethouders (afdelingshoofden) en prestatieverklaarders worden volledig via SharePoint afgehandeld.

 

Naast de voordelen van papiervermindering kunnen facturen niet zoekraken en komen fouten zelden voor. Medewerkers hebben de mogelijkheid om belangrijke informatie met meerdere werknemers te delen en de status van een factuur in te zien door middel van autorisaties. Dit leidt tot verbeterde efficiency en productiviteit.

 

Microsoft SharePoint een bewuste keuze

“Wij hebben de behoefte om al onze documenten goed toegankelijk te maken voor al onze medewerkers. Inzicht in up-to-date informatie is van groot belang. We hebben gekozen voor Microsoft SharePoint als platform omdat deze toekomstgericht is”, vervolgt Rolf van Dongen.

De kracht van de ECM software gecombineerd met SharePoint ligt in het feit dat er op één platform (SharePoint) verschillende toepassingen gerealiseerd kunnen worden. De factuuroplossing is hier een treffend voorbeeld van. Vanaf juli 2012 zal Stichting Nieuwe Veste de factuuroplossing in gebruik nemen en alle inkoopfacturen automatisch verwerken.

 

Over Stichting Nieuwe Veste

Stichting Nieuwe Veste bestaat uit Bibliotheek Breda, Nieuwe Veste centrum voor de kunsten en Cultuurwinkel Breda. De organisatie vervult een belangrijke rol op het gebied van kennis en informatievoorziening, cultuureducatie, ondersteuning van de amateurkunst en talentontwikkeling.

 

Meer weten over de digitale factuuroplossing geïntegreerd met Dynamics? Lees hier meer informatie.